Persiapan migrasi data dari sistem seperti Odoo memerlukan ketelitian tinggi untuk menghindari kerusakan data atau kegagalan sistem baru. Berikut adalah panduan singkat dan padat untuk persiapannya.

1. Audit dan Pembersihan Data (Data Cleansing)

Langkah terpenting sebelum pindah adalah memastikan hanya data berkualitas yang dibawa.

• Hapus Duplikat: Identifikasi kontak atau produk ganda.

• Hapus Data Usang: Arsipkan data transaksi yang sudah sangat lama (misal > 5 tahun) jika tidak diperlukan di sistem baru.

• Standardisasi: Pastikan format alamat, nomor telepon, dan kode barang seragam.

2. Pemetaan Data (Data Mapping)

Menentukan bagaimana data dari Odoo akan masuk ke kolom di sistem tujuan.

• Identifikasi Field: Cocokkan field asal (Odoo) dengan field tujuan. Contoh: partner_id di Odoo mungkin menjadi Customer_ID di sistem baru.

• Transformasi: Tentukan apakah ada data yang perlu diubah formatnya (misal: format tanggal DD-MM-YYYY ke YYYY-MM-DD).

3. Ekstraksi Data (Export)

Odoo memudahkan proses ini melalui fitur export bawaan atau query SQL.

• Format File: Gunakan CSV atau XLSX untuk fleksibilitas tinggi.

• Urutan Ekstraksi: Ekstrak data master terlebih dahulu (Chart of Accounts, Produk, Vendor/Customer) sebelum data transaksi (Sales Order, Stock Move).


 

4. Validasi dan Uji Coba (Pilot Migration)

Jangan langsung melakukan migrasi total ke sistem produksi.

• Uji Sampling: Migrasikan sebagian kecil data (misal 10% data customer) ke sandbox/staging environment.

• Cek Integritas: Pastikan relasi antar data tidak terputus (misal: Invoice tetap terhubung ke Customer yang benar).

5. Backup dan Cut-off Strategy

Langkah pengamanan terakhir sebelum eksekusi final.

• Full Backup: Backup seluruh database Odoo sebelum proses dimulai.

• Periode Cut-off: Tentukan waktu di mana admin dilarang menginput data baru di Odoo (biasanya akhir pekan atau akhir bulan) agar data tidak berubah saat dimigrasikan.

Detail Penting: Integritas Referensi

Pastikan ID Unik (External ID di Odoo) ikut diekspor. ID ini sangat krusial jika Anda perlu melakukan update data di kemudian hari atau menghubungkan kembali tabel-tabel yang terpisah selama migrasi.