Sistem ERP membantu perusahaan menghubungkan berbagai proses bisnis dalam satu sistem yang terintegrasi. 

Dengan begitu, data dari keuangan, penjualan, persediaan, sumber daya manusia, hingga operasional tidak harus berjalan sendiri-sendiri.

Bagi bisnis yang masih mengandalkan banyak spreadsheet dan aplikasi terpisah, ERP mungkin terdengar seperti investasi besar. 

Padahal, masalah yang ingin diselesaikan sebenarnya cukup sederhana. Bagaimana perusahaan bisa bekerja lebih efisien, mendapatkan data yang lebih jelas, dan mengambil keputusan tanpa harus mengumpulkan informasi dari banyak tempat?

Lalu, apa itu sistem ERP? Bagaimana cara kerjanya dan bagaimana memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis?

Apa Itu Sistem ERP?

magnific.com

ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning, yaitu sistem yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses dan sumber daya perusahaan dalam satu platform.

Jadi, apa itu sistem ERP secara sederhana? Sistem ERP adalah sebuah sistem yang memungkinkan berbagai bagian perusahaan bekerja dengan data dan proses yang saling terhubung.

Sebagai contoh, ketika terjadi transaksi penjualan, informasi tersebut dapat berkaitan dengan persediaan, pencatatan keuangan, hingga laporan bisnis. Tim tidak perlu memasukkan informasi yang sama berulang kali ke beberapa sistem.

Inilah yang membedakan ERP dari aplikasi bisnis yang hanya menangani satu fungsi tertentu. ERP dirancang untuk memberikan pandangan yang lebih menyeluruh terhadap operasional perusahaan.

Sistem ERP dapat digunakan oleh berbagai jenis organisasi, mulai dari perusahaan yang sedang berkembang hingga organisasi dengan proses bisnis yang kompleks, termasuk BUMD.

Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?

magnific.com

Cara kerja ERP bertumpu pada integrasi data dan proses. Bayangkan perusahaan memiliki beberapa departemen, seperti finance, HR, sales, procurement, dan warehouse. 

Tanpa sistem terintegrasi, masing-masing bagian mungkin memiliki data dan aplikasi sendiri. Akibatnya, ketika manajemen membutuhkan laporan, data harus dikumpulkan terlebih dahulu.

ERP mengubah pola tersebut. Setiap modul dalam ERP terhubung dengan basis data yang sama. 

Ketika informasi diperbarui pada satu bagian, data yang relevan dapat digunakan oleh bagian lain sesuai hak akses dan proses bisnis yang telah ditentukan.

Misalnya, ketika penjualan tercatat, sistem dapat memperbarui informasi terkait persediaan dan membantu proses pencatatan keuangan. Manajemen kemudian dapat melihat kondisi bisnis berdasarkan data yang lebih terkoneksi.

Namun, ERP bukan berarti semua proses perusahaan otomatis menjadi sempurna. Implementasi tetap membutuhkan pemetaan proses bisnis, pengaturan sistem, migrasi data, serta kesiapan pengguna.

Apa Saja Modul Utama dalam Sistem ERP?

magnific.com

Modul ERP dapat berbeda tergantung penyedia dan kebutuhan organisasi. Beberapa modul yang umum ditemukan antara lain:

• Finance & Accounting untuk mengelola transaksi dan laporan keuangan.
• Human Resources untuk mengelola data dan proses terkait SDM.
• Procurement untuk mendukung proses pembelian dan pengadaan.
• Inventory untuk memantau persediaan.
• Sales untuk membantu pengelolaan proses penjualan.
• Production untuk perusahaan yang memiliki aktivitas manufaktur.
• Project Management untuk mengelola proyek dan sumber daya yang terkait.
• Business Intelligence untuk membantu analisis data dan pengambilan keputusan.

Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh modul tersebut. Oleh sebab itu, ketika mencari contoh sistem ERP atau aplikasi sistem ERP, jangan hanya melihat banyaknya fitur. Pertimbangkan apakah modul yang tersedia benar-benar sesuai dengan proses bisnis.

Apa Manfaat Sistem ERP bagi Bisnis?

ERP memberikan manfaat yang berbeda tergantung cara perusahaan menerapkannya. Namun, ada tiga manfaat utama yang sering menjadi alasan organisasi mulai mempertimbangkan sistem terintegrasi.

Efisiensi biaya

Data dan proses yang terintegrasi dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang. Karyawan tidak perlu terus-menerus memindahkan informasi dari satu sistem ke sistem lainnya.

Efisiensi ini dapat membantu perusahaan menghemat waktu sekaligus mengurangi pekerjaan manual yang sebenarnya dapat dilakukan lebih terstruktur melalui sistem.

Visibilitas real-time

Manajemen membutuhkan informasi untuk mengambil keputusan. Ketika data tersebar di banyak tempat, mendapatkan gambaran kondisi bisnis secara cepat menjadi lebih sulit.

ERP dapat memberikan akses terhadap data operasional yang lebih terintegrasi sehingga perusahaan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap kondisi bisnis.

Minim human error

Memasukkan data yang sama berkali-kali meningkatkan peluang terjadinya kesalahan. Dengan integrasi, sebagian proses dapat dibuat lebih otomatis sehingga risiko kesalahan akibat input berulang dapat dikurangi.

Meski demikian, kualitas data tetap bergantung pada proses, konfigurasi sistem, dan kedisiplinan pengguna. ERP bukan mesin ajaib yang otomatis menghilangkan seluruh kesalahan.

Apa Bedanya ERP dengan CRM dan Software Akuntansi?

magnific.com

ERP, CRM, dan software akuntansi sama-sama membantu bisnis mengelola informasi, tetapi cakupannya berbeda.

ERP memiliki cakupan luas karena dapat mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu ekosistem.

CRM (Customer Relationship Management) lebih berfokus pada hubungan dengan pelanggan, seperti pengelolaan prospek, aktivitas sales, dan interaksi pelanggan.

Sementara itu, software akuntansi terutama digunakan untuk kebutuhan pencatatan dan pengelolaan keuangan.

Ketiganya bahkan dapat digunakan secara bersamaan. Misalnya, perusahaan menggunakan ERP sebagai sistem utama, CRM untuk kebutuhan customer relationship, dan mengintegrasikannya agar data dapat mengalir sesuai kebutuhan.

Bagaimana Cara Memilih Sistem ERP yang Tepat?

Mencari sistem ERP terbaik bukan berarti mencari software dengan fitur paling banyak. Sistem yang tepat adalah sistem yang mampu menjawab kebutuhan bisnis secara realistis.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

Pahami proses bisnis terlebih dahulu. Identifikasi bagian mana yang masih manual, lambat, atau menggunakan sistem terpisah.

Tentukan kebutuhan utama. Tidak semua modul harus diterapkan sekaligus. Prioritaskan kebutuhan yang memberikan dampak terbesar.

Perhatikan integrasi. Pastikan ERP dapat terhubung dengan sistem lain yang masih digunakan perusahaan jika memang diperlukan.

Evaluasi skalabilitas. Sistem sebaiknya mampu mengikuti pertumbuhan bisnis, bukan hanya cocok untuk kondisi perusahaan saat ini.

Pertimbangkan kemudahan penggunaan. Sistem yang sangat lengkap tetapi sulit digunakan dapat membuat proses adopsi menjadi lebih berat.

Periksa dukungan setelah implementasi. ERP merupakan sistem yang digunakan dalam jangka panjang. Dukungan teknis, pemeliharaan, dan pengembangan menjadi bagian penting dari pertimbangannya.

Untuk organisasi seperti BUMD, proses pemilihan juga perlu memperhatikan tata kelola, kompleksitas proses, kebutuhan integrasi, keamanan data, serta kesiapan SDM.

Siap Menerapkan Sistem ERP di Bisnis Anda?

Implementasi ERP sebaiknya tidak dimulai dengan pertanyaan, Software mana yang paling bagus?

Mulailah dengan pertanyaan yang lebih mendasar. Bagian mana dari bisnis kita yang perlu dibuat lebih baik?

Dari sana, perusahaan dapat memetakan proses, menentukan kebutuhan, memilih teknologi, dan menyusun tahapan implementasi yang lebih realistis.

Neural Technology Indonesia (NTI) menyediakan solusi teknologi dan ERP untuk membantu organisasi membangun proses bisnis yang lebih terintegrasi. 

Melalui pendekatan yang menggabungkan teknologi, proses, dan kebutuhan organisasi, ERP dapat ditempatkan sebagai bagian dari strategi transformasi digital, bukan sekadar software baru.

Untuk organisasi yang lebih kompleks seperti BUMD, kebutuhan integrasi dapat dikembangkan sesuai proses dan tujuan organisasi. 

Sementara itu, pemanfaatan AI dan data dapat menjadi langkah berikutnya untuk membantu perusahaan mendapatkan insight dan mendukung pengambilan keputusan.

Tidak perlu mengejar teknologi paling rumit. Kejar proses bisnis yang lebih efektif.

Jika perusahaan kamu sedang mempertimbangkan ERP tetapi masih bingung harus mulai dari mana, NTI dapat membantu mengeksplorasi kebutuhan dan arah solusi yang paling sesuai.

Karena ERP yang baik bukan yang paling banyak fiturnya, melainkan yang paling mampu membuat bisnis bekerja lebih terhubung.

FAQ Seputar Sistem ERP

Apa itu sistem ERP?

Sistem ERP adalah platform yang mengintegrasikan berbagai proses dan data bisnis, seperti keuangan, HR, penjualan, persediaan, pengadaan, dan operasional dalam satu sistem.

Apa manfaat utama sistem ERP?

Tiga manfaat utamanya adalah meningkatkan efisiensi biaya dan waktu, memberikan visibilitas data yang lebih terintegrasi, serta mengurangi risiko kesalahan akibat proses input data yang berulang.

Apa contoh sistem ERP?

Contoh sistem ERP dapat berupa platform yang menyediakan modul untuk finance, HR, procurement, inventory, sales, produksi, hingga business intelligence. Jenis dan fitur setiap ERP berbeda sesuai penyedianya.

Apakah ERP hanya untuk perusahaan besar?

Tidak. ERP dapat digunakan oleh perusahaan dengan berbagai skala. Yang terpenting adalah memilih sistem dengan cakupan, biaya, kompleksitas, dan fitur yang sesuai dengan kebutuhan serta kemampuan organisasi.

Apa perbedaan ERP dan CRM?

ERP mengintegrasikan berbagai proses bisnis secara lebih luas, sedangkan CRM berfokus pada pengelolaan hubungan dan interaksi dengan pelanggan. Keduanya dapat digunakan bersama dan diintegrasikan.

Bagaimana cara memilih sistem ERP terbaik?

Tidak ada satu ERP yang terbaik untuk semua perusahaan. Pilihan sebaiknya didasarkan pada kebutuhan proses bisnis, modul yang diperlukan, kemampuan integrasi, skalabilitas, keamanan, kemudahan penggunaan, biaya, serta dukungan setelah implementasi.

Apakah ERP bisa menggunakan AI?

ERP dapat dikembangkan atau diintegrasikan dengan teknologi AI untuk mendukung analisis data, otomatisasi proses tertentu, prediksi, maupun pengambilan keputusan. Penerapannya perlu disesuaikan dengan kesiapan data dan kebutuhan organisasi.